Een kantoor herinrichten begint niet bij nieuwe meubels, maar bij de vraag hoe uw team vandaag werkt. Wie dat eerst in kaart brengt, weet wat hij kan hergebruiken, wat vervangen moet worden en hoe hij de ruimte beter verdeelt. Voor een volledige inrichting, met vergaderruimte en onthaal erbij, rekent u op 1.500 tot 3.000 euro per werkplek. Neemt u bestaand meubilair mee, dan ligt dat lager. Hieronder vindt u het stappenplan, een tabel om te beslissen wat blijft en wat gaat, en hoe u herinricht zonder dat het werk stilvalt.
Wanneer is herinrichten nodig?
Een kantoor herinrichten is iets anders dan verhuizen of verbouwen: u blijft in hetzelfde gebouw, maar de indeling en het meubilair volgen niet meer hoe er gewerkt wordt. Dit zijn de meest gehoorde signalen:
Veel lege bureaus sinds het hybride werken, terwijl de vergaderzalen altijd vol zitten.
Geen plek om te bellen of geconcentreerd te werken zonder gestoord te worden.
Klachten over lawaai in de open ruimte, of over rug en nek.
Het team groeit of krimpt en de indeling groeit niet mee.
De uitstraling past niet meer bij het bedrijf dat u vandaag bent.
Kantoor herinrichten in 7 stappen
Breng in kaart hoe uw team werkt. Hoeveel mensen zijn er tegelijk op kantoor, en hoeveel tijd gaat naar geconcentreerd werk, overleg en bellen? Tel een paar weken lang hoeveel werkplekken echt bezet zijn. Dat cijfer bepaalt alles wat volgt.
Maak een inventaris van wat er staat. Loop elk meubel na en kies: behouden, aanpassen of vervangen. De tabel hieronder helpt daarbij.
Verdeel de ruimte in zones. Denk in plekken voor focus, overleg, bellen en ontmoeten in plaats van alleen in bureaus. Laat 80 cm vrij achter elk bureau, en 100 cm als er iemand achter de stoel moet passeren. Hoeveel ruimte uw team nodig heeft, rekent u uit met de m²-calculator.
Begin bij ergonomie. Een stoel die niet in te stellen is of een bureau op de verkeerde hoogte zorgt elke dag voor klachten. Een standaardbureau van 74 cm past bij iemand van ongeveer 1,85 m. Lees hoe hoog een bureau moet staan en hoe u een bureaustoel instelt.
Pak de akoestiek mee aan. Harde vloeren, glas en een open plan geven galm. Dat lost u het makkelijkst op tijdens een herinrichting, niet erna. Zo verbetert u de akoestiek op kantoor, of laat u zich leiden door de keuzehulp akoestiek.
Bepaal budget en fasering. Niet alles hoeft in één keer. Veel bedrijven richten eerst de werkplekken in en volgen later met vergaderruimte of een cafetaria. Een eerste inschatting maakt u met de kostencalculator.
Plan de uitvoering zonder stilstand. Werk per afdeling of per verdieping, zodat de rest van het team gewoon doorwerkt. Vraag de levertijden op voor u een datum vastlegt: die verschillen per merk.
Wat behoudt u, wat vervangt u?
| Meubel | Behouden als | Vervangen als |
|---|---|---|
| Bureaustoel | alle instellingen nog werken en de zitting stevig is | de gasveer zakt, de rugleuning niet meer vastzit of u zithoogte, zitdiepte en lendensteun niet kunt instellen |
| Bureau | het blad minstens 80 cm diep is en de hoogte past bij wie eraan werkt | het te ondiep is voor scherm en toetsenbord, of niet in hoogte verstelbaar is voor kleinere of grotere medewerkers |
| Kasten | ze stevig zijn en in de nieuwe indeling passen | ze een open ruimte afsluiten of niet afsluitbaar zijn terwijl u een clean desk policy invoert |
| Vergadertafel | de maat past bij het aantal personen | er structureel te weinig of te veel plaatsen zijn; check de maattabel per aantal personen |
| Bureaus in de open ruimte | er genoeg zijn voor de werkelijke bezetting | een deel structureel leeg staat; die ruimte wordt beter een overlegplek of belhoek |
Twijfelt u over de diepte en breedte van uw bureaus, lees dan welke afmetingen een bureau nodig heeft.
Voorbeeld: bestaand meubilair hergebruiken
Bij Ecofrost richtte Dieto een nieuw hoofdkantoor in met een negentigtal werkplekken. Het bestaande meubilair was na tien tot vijftien jaar nog in prima staat en ging mee. Productiemedewerkers, die veel bewegen, kregen de bestaande bureaus. Wie de hele dag zit, zoals de boekhouding, kreeg een nieuwe ergonomische werkplek. Het meubilair werd verdieping per verdieping geleverd.
Dat is de kern van een goede herinrichting: geld steken in wat het verschil maakt, en houden wat nog goed is.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om een kantoor her in te richten?
Voor een volledige inrichting, met werkplekken, vergaderruimte, eetgelegenheid en onthaal, rekent u op 1.500 tot 3.000 euro per werkplek. Met designmeubelen en luxe afwerking kan dat oplopen tot 4.000 euro per werkplek. Wie bestaand meubilair hergebruikt of in fases werkt, zit lager. Bereken het met de kostencalculator.
Kan ik mijn bestaande meubilair hergebruiken?
Ja, zolang het in goede staat is en past in de nieuwe indeling. Vaak blijven kasten en bureaus, en worden vooral stoelen en akoestiek vernieuwd. Gebruik de tabel hierboven om per meubel te beslissen.
Moet het kantoor dicht tijdens de herinrichting?
Meestal niet. Door per afdeling of per verdieping te werken, blijft de rest van het team aan de slag. Het eigen montageteam van Dieto kan indien nodig ook buiten de kantooruren werken.
Waar begin ik als ik geen idee heb wat we nodig hebben?
Bij de bezetting: tel hoeveel mensen er echt tegelijk zijn en wat ze doen. Pas daarna kiest u meubels. Wilt u dat iemand meekijkt, vraag dan een gratis analyse aan.
Advies op maat
Dieto is een merkonafhankelijke kantoorinrichter met meer dan 50 Europese merken en een eigen montageteam. We bekijken met u wat kan blijven, wat beter moet en hoe u het gefaseerd aanpakt. Lees meer over kantoorinrichting op maat of vraag een offerte aan.