M² Calculator tool

Hoeveel kantoorruimte heb je nodig? Bereken het in 4 stappen

Te veel kantoorruimte is zonde van je budget. Te weinig kantoorruimte is een rem op je team. De juiste hoeveelheid vierkante meters vinden is een van de eerste en belangrijkste beslissingen bij het zoeken naar een nieuw kantoor of het herinrichten van je huidige werkplek.

Toch is het een vraag waar veel ondernemers en facility managers mee worstelen. Hoeveel vierkante meter heb je nodig per medewerker? Moet je rekening houden met groei? Hoe zit het met vergaderruimtes, keukens en loungezones? En verandert hybride werken de rekensom?

De M² calculator hierboven geeft je in vier stappen een concrete inschatting van de kantoorruimte die je nodig hebt. Op basis van je teamgrootte, werkwijze, vergaderbehoefte en extra ruimtes. Maar laten we eerst inzoomen op de factoren die je vierkante meters bepalen — en de fouten die bedrijven het vaakst maken.

Hoeveel m² per medewerker? De richtlijnen

Er bestaan geen wettelijk vastgelegde minimale vierkante meters per kantoormedewerker in België, maar er zijn wel duidelijke richtlijnen en praktijknormen die de markt hanteert. Die normen variëren afhankelijk van hoe je werkt.

Vaste werkplekken (iedereen op kantoor). Bij een traditionele kantooropstelling waar elke medewerker een eigen bureau heeft, reken je gemiddeld 10 tot 15 vierkante meter per persoon. Dat is inclusief het bureau zelf, de stoel, loopruimte en een proportioneel aandeel van de gemeenschappelijke ruimtes zoals gangen, sanitair en keuken. Een kantoor voor 20 medewerkers met vaste plekken vraagt dus al snel 200 tot 300 vierkante meter.

Hybride werken (2-3 dagen op kantoor). Als een deel van je team regelmatig thuiswerkt, heb je minder werkplekken nodig dan je medewerkers hebt. De vuistregel bij hybride werken is 6 tot 10 vierkante meter per medewerker, omdat je rekent met een bezettingsgraad van 50 tot 70 procent. Je hebt dus niet voor iedereen een eigen plek nodig, maar wel voldoende plekken voor de piekmomenten — doorgaans dinsdag tot en met donderdag.

Volledig flexibel / hot desking. Bij een volledig flexibele werkplek zonder vaste bureaus daalt de benodigde ruimte naar 5 tot 8 vierkante meter per medewerker. Hier werk je met een ratio van bijvoorbeeld 0,6 werkplek per medewerker. Minder bureaus, maar meer gedeelde ruimtes zoals vergaderzalen, lounges en belcabines die de sociale en collaboratieve functie van het kantoor versterken.

De factoren die je vierkante meters bepalen

Je teamgrootte en werkwijze zijn het startpunt, maar er zijn meer factoren die de benodigde kantoorruimte beïnvloeden.

Vergaderruimtes. Elke vergaderzaal neemt al snel 12 tot 20 vierkante meter in beslag, afhankelijk van het formaat. Een kleine vergaderruimte voor vier personen vraagt 8 tot 12 vierkante meter. Een ruimte voor acht tot tien personen zit al snel op 20 tot 25 vierkante meter. Tel daar de akoestische voorzieningen bij op en je bent aan een substantieel deel van je totale oppervlakte. Hoeveel vergaderruimtes je nodig hebt, hangt af van je overlegcultuur. Bedrijven die veel intern overleggen of regelmatig klanten ontvangen hebben er meer nodig dan teams die vooral asynchroon communiceren.

Keuken en eetruimte. Een aparte keuken of eetruimte is voor de meeste kantoren onmisbaar. Reken op minimaal 15 tot 25 vierkante meter voor een basiskeuken met eetgelegenheid. Bij grotere teams of als je de keuken ook als informele ontmoetingsplek wilt gebruiken, kan dat oplopen tot 40 vierkante meter of meer.

Lounge en informele zones. Steeds meer bedrijven investeren in loungeruimtes waar medewerkers informeel kunnen overleggen, even tot rust kunnen komen of in een ontspannen setting kunnen werken. Reken op 15 tot 30 vierkante meter, afhankelijk van de grootte van je team en het belang dat je hecht aan informele interactie.

Focusruimtes en phonebooths. In open kantoren zijn afgeschermde focusplekken essentieel. Een phonebooth neemt 1,5 tot 3 vierkante meter in beslag. Een focuskamer voor één tot twee personen vraagt 4 tot 8 vierkante meter. Als vuistregel kun je rekenen op één phonebooth per acht tot tien medewerkers, maar dat hangt sterk af van het type werk dat je team doet.

Opslag en technische ruimtes. Serverruimtes, archiefkasten, printerhoeken, garderobe — het zijn ruimtes die makkelijk vergeten worden bij de planning maar wel degelijk vierkante meters innemen. Reken op 5 tot 10 procent van je totale oppervlakte voor dit soort ondersteunende ruimtes.

Sanitair en circulatie. Gangen, trappenhuizen, sanitaire voorzieningen en entree nemen doorgaans 15 tot 20 procent van de totale vloeroppervlakte in beslag. Dit is ruimte die je niet kunt inrichten als werkplek, maar die wel meetelt in je huurcontract.

Veelgemaakte fouten bij het bepalen van kantoorruimte

Na honderden kantoorprojecten zien we steeds dezelfde fouten terugkomen. De meeste kosten bedrijven duizenden euro's per jaar aan onnodige huurlasten of leiden tot een werkplek die niet functioneert.

Fout 1: Rekenen met je huidige teamgrootte. Je kantoor moet niet alleen vandaag werken, maar ook over twee tot drie jaar. Als je verwacht te groeien van 15 naar 25 medewerkers, reken dan nu al met die 25. Een kantoor dat je na twee jaar alweer ontgroeid bent, kost je uiteindelijk meer door de verhuizing en herinrichting dan iets ruimer starten.

Fout 2: Alleen werkplekken tellen. De meest voorkomende fout. Bedrijven berekenen het aantal bureaus dat ze nodig hebben, vermenigvuldigen dat met 6 vierkante meter en denken klaar te zijn. Ze vergeten de vergaderruimtes, keuken, sanitair, gangen, opslag en informele zones. Het resultaat: een kantoor dat op papier groot genoeg is, maar in de praktijk veel te krap aanvoelt.

Fout 3: Geen rekening houden met piekbezetting. Bij hybride werken is de gemiddelde bezetting misschien 60 procent, maar op dinsdag en woensdag kan dat 90 procent zijn. Als je rekent met het gemiddelde, heb je op piekmomenten te weinig werkplekken. Reken altijd met de piekbezetting, niet het gemiddelde.

Fout 4: Te veel of te grote vergaderruimtes. Veel bedrijven bouwen grote vergaderzalen die het merendeel van de tijd leeg staan, terwijl er tekort is aan kleine overlegruimtes voor twee tot vier personen. Analyseer je vergaderpatronen: de kans is groot dat je meer kleine ruimtes nodig hebt dan één grote.

Fout 5: Akoestiek vergeten in de ruimteberekening. Een open kantoor zonder akoestische voorzieningen dwingt je om meer afgesloten ruimtes te creëren voor telefoongesprekken en focuswerk. Die ruimtes kosten extra vierkante meters. Investeer je wél goed in akoestiek, dan kun je meer open ruimte effectief benutten en bespaar je op het totale oppervlak.

Hybride werken: minder m², andere verdeling

De opkomst van hybride werken heeft de vierkante meter-berekening fundamenteel veranderd. Veel bedrijven die voor de pandemie 12 vierkante meter per medewerker nodig hadden, komen nu toe met 8 of zelfs 6 vierkante meter per persoon. Dat levert een flinke besparing op in huurkosten.

Maar minder vierkante meters betekent niet dat het kantoor minder belangrijk wordt. Het betekent dat de functie verschuift. Medewerkers komen naar kantoor voor wat ze thuis niet kunnen: samenwerken, vergaderen, sociale interactie en teambuilding. Dat vraagt om een andere verdeling van de ruimte.

Waar een traditioneel kantoor misschien 70 procent individuele werkplekken had en 30 procent gedeelde ruimtes, verschuift dat bij hybride werken vaak naar 50-50 of zelfs 40 procent werkplekken en 60 procent gedeelde ruimtes. Meer vergaderzalen, meer lounges, meer informele ontmoetingsplekken — en minder rijen bureaus.

Die verschuiving heeft ook gevolgen voor de inrichting. Flexibele werkplekken met clean desks en docking stations in plaats van vaste bureaus met persoonlijke opbergruimte. Modulair meubilair dat je eenvoudig herschikt als de bezetting verandert. En een boekingssysteem zodat medewerkers vooraf een werkplek kunnen reserveren op drukke dagen.

Van vierkante meters naar een werkend kantoor

De M² calculator geeft je een betrouwbare bandbreedte van de kantoorruimte die je nodig hebt. Maar vierkante meters alleen maken nog geen goed kantoor. De indeling — hoe je die vierkante meters verdeelt over werkplekken, vergaderruimtes, lounge en ondersteunende ruimtes — bepaalt of het kantoor in de praktijk werkt.

Een vlekkenplan is de volgende stap. Dat is een schematische plattegrond die aangeeft welke zone waar komt, hoe de looproutes lopen en hoe de verschillende functies zich tot elkaar verhouden. Waar zit het team dat veel samenwerkt? Waar zijn de stille zones? Hoe loop je van de entree naar de vergaderruimte zonder door de concentratieruimte te moeten?

Bij Dieto maken we dat vlekkenplan als onderdeel van elke projectinrichting. We vertalen je vierkante meters naar een concrete indeling die past bij hoe jouw team werkt. Niet op basis van aannames, maar op basis van een gesprek met de mensen die de ruimte dagelijks gebruiken.

Wat kost de kantoorruimte zelf?

Naast de inrichting is de huur van je kantoorruimte een van de grootste vaste kosten. In België variëren de huurprijzen sterk per regio. In Brussel betaal je al snel 150 tot 250 euro per vierkante meter per jaar voor kantoorruimte op een goede locatie. In Gent en Antwerpen liggen de prijzen tussen de 100 en 180 euro. In kleinere steden en de periferie kun je kantoorruimte vinden vanaf 60 tot 120 euro per vierkante meter per jaar.

Reken maar even mee: als je door slim ruimtegebruik en hybride werken 50 vierkante meter kunt besparen op een locatie van 150 euro per vierkante meter, scheelt dat 7.500 euro per jaar. Over een huurcontract van negen jaar is dat bijna 70.000 euro. Een goede ruimteberekening vooraf betaalt zichzelf dus ruimschoots terug.

Wil je naast je vierkante meters ook weten wat de inrichting zelf kost? Gebruik dan onze kantoorinrichting calculator voor een budgetinschatting op maat.

Veelgestelde vragen over kantoorruimte

Hoeveel m² heb ik nodig voor 10 medewerkers? Dat hangt af van je werkwijze. Bij vaste werkplekken reken je op 100 tot 150 vierkante meter. Bij hybride werken (2-3 dagen kantoor) kom je uit op 60 tot 100 vierkante meter. Bij volledig flexibel werken met hot desks is 50 tot 80 vierkante meter haalbaar. Dit is inclusief een proportioneel aandeel vergaderruimte en gemeenschappelijke voorzieningen.

Moet ik rekening houden met groei? Absoluut. Een kantoor dat je na anderhalf jaar alweer ontgroeid bent, kost je uiteindelijk meer dan iets ruimer starten. De vuistregel is om te rekenen met je verwachte teamgrootte over twee tot drie jaar. Een andere optie is om flexibel meubilair te kiezen dat je eenvoudig kunt uitbreiden als je groeit — zo hoef je niet direct de maximale ruimte te huren.

Is er een wettelijk minimum aan m² per medewerker? Er is geen specifiek wettelijk minimum in België uitgedrukt in vierkante meters per kantoormedewerker. Wel stelt de welzijnswetgeving eisen aan de werkomgeving: voldoende ruimte om het werk veilig uit te voeren, adequate ventilatie, voldoende daglicht en een comfortabele temperatuur. In de praktijk vertaalt zich dat naar minimaal 8 tot 10 vierkante meter per persoon voor een gezonde werkomgeving.

Tellen gangen en sanitair mee in mijn berekening? Ja, en dat wordt vaak vergeten. Gangen, trappenhuizen, sanitair, technische ruimtes en de entree nemen doorgaans 15 tot 20 procent van je totale bruto-oppervlakte in beslag. Als een makelaar je een kantoor aanbiedt van 300 vierkante meter bruto, heb je effectief 240 tot 255 vierkante meter netto te benutten. Reken altijd met de netto-oppervlakte wanneer je je werkplekken plant.

Kan Dieto helpen bij het vinden van de juiste kantoorruimte? Wij richten kantoren in, maar adviseren graag over de ruimtebehoefte vóór je een huurcontract tekent. Bij een gratis werkplekanalyse brengen we in kaart hoeveel vierkante meter je nodig hebt en hoe de ideale indeling eruitziet. Met dat advies op zak kun je gericht zoeken naar een kantoorruimte die past — niet te groot, niet te klein.

Hoe Dieto je helpt van m² naar werkplek

Bij Dieto begeleiden we bedrijven van de eerste vierkante meter-berekening tot de laatste stoel die op z'n plek staat. We starten met een gratis werkplekanalyse waarin we je ruimtebehoefte in kaart brengen, een vlekkenplan maken en een voorstel doen voor de inrichting. Als merkonafhankelijk adviseur kiezen we uit meer dan 50 merken het meubilair dat het beste past bij jouw ruimte, werkwijze en budget. En ons eigen montageteam zorgt ervoor dat alles netjes wordt opgeleverd.

Het resultaat? Een kantoor dat precies groot genoeg is, slim ingedeeld en ingericht voor hoe jouw team écht werkt.

Bereken je kantoorruimte en neem de volgende stap

Benieuwd hoeveel vierkante meter jouw bedrijf nodig heeft? Gebruik de gratis M² calculator hierboven en ontvang direct een inschatting. Of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over je kantoorplannen.