Een clean desk policy is de afspraak dat iedereen zijn bureau leeg achterlaat wanneer hij weggaat: geen papieren, geen briefjes met wachtwoorden, geen USB-sticks, en een vergrendeld scherm. Het is een maatregel voor informatiebeveiliging, maar ook een voorwaarde voor flexwerken: een bureau dat van niemand is, moet elke ochtend leeg zijn. Hieronder leest u wat er in zo'n beleid staat, hoe u het invoert en welke opbergruimte u daarvoor nodig hebt.
Wat is een clean desk policy?
Een clean desk policy (ook clear desk policy genoemd) is een geschreven afspraak over hoe medewerkers hun werkplek achterlaten. Meestal hoort er een clear screen policy bij: wie zijn plek verlaat, vergrendelt zijn computer.
De regels gelden op twee momenten:
Bij korte afwezigheid, zoals een vergadering of de lunch: scherm vergrendelen en vertrouwelijke documenten wegleggen.
Aan het einde van de dag: het bureau volledig leeg, met documenten en materiaal opgeborgen in een afsluitbare kast of locker.
Waarom een clean desk?
Informatiebeveiliging en privacy. De AVG (GDPR) verplicht organisaties om persoonsgegevens te beschermen met passende technische en organisatorische maatregelen. Een opgeruimd bureau is een van de eenvoudigste organisatorische maatregelen. De internationale norm ISO 27001 heeft er een aparte maatregel voor: 7.7, clear desk and clear screen.
Flexwerken. Bij flexplekken en activity based working heeft niemand een vaste plek. Dat werkt alleen als elke werkplek leeg is voor de volgende gebruiker.
Schoonmaak. Een leeg bureau is in één beweging schoongemaakt.
Uitstraling. Klanten en sollicitanten die door het kantoor lopen, zien rust in plaats van stapels papier.
Minder papier. Wie elke avond moet opruimen, digitaliseert sneller of gooit weg wat niet meer nodig is.
Wat staat er in een clean desk policy?
Houd het kort: een beleid van één pagina wordt gelezen, een beleid van tien pagina's niet. Deze punten staan er bijna altijd in:
| Onderdeel | Afspraak |
|---|---|
| Papier | Vertrouwelijke documenten liggen nooit onbewaakt op het bureau en gaan na gebruik in een afsluitbare kast of de papierversnipperaar. |
| Scherm | Vergrendelen bij elke afwezigheid, met automatische vergrendeling na enkele minuten. |
| Wachtwoorden | Nooit op papier of op een briefje aan het scherm. |
| Laptops en USB-sticks | Aan het einde van de dag mee naar huis of in een afsluitbare locker. |
| Printer | Afdrukken meteen ophalen, bij voorkeur printen met een code. |
| Vergaderzalen | Whiteboard wissen en papieren meenemen na elke vergadering. |
| Persoonlijke spullen | In een locker of persoonlijk kastje, niet op het bureau. |
| Einde van de dag | Bureau leeg: alleen scherm, dockingstation en eventueel een plant blijven staan. |
Zo voert u een clean desk policy in: checklist
Zorg eerst voor opbergruimte. Een clean desk zonder plek om iets op te bergen houdt geen week stand. Voorzie een afsluitbare plek per medewerker: een rolblok bij een vaste werkplek, een locker bij flexplekken.
Schrijf het beleid op één pagina. Gebruik de tabel hierboven als vertrekpunt en pas aan aan uw organisatie.
Leg uit waarom. Mensen houden zich aan een regel die ze begrijpen. Koppel het aan de privacy van klanten en aan het flexwerken, niet aan controle.
Digitaliseer wat kan. Hoe minder papier, hoe sneller opgeruimd. Spreek af welke documenten digitaal bewaard worden.
Zet een papierversnipperaar of afsluitbare papierbak op een vaste, centrale plek.
Laat IT automatische schermvergrendeling instellen op alle toestellen.
Start met een opruimdag. Iedereen ruimt bureau en kasten in één keer op. Wat niemand nodig heeft, gaat weg.
Kijk de eerste weken mee met een korte ronde aan het einde van de dag en bespreek wat niet werkt. Daarna volstaat een steekproef.
Welke opbergruimte hebt u nodig?
De keuze hangt af van hoe uw team werkt.
| Situatie | Opberging | Waarom |
|---|---|---|
| Vaste werkplek | Rolblok of ladeblok onder het bureau | Persoonlijke spullen en lopende dossiers binnen handbereik, afsluitbaar. |
| Flexplekken | Persoonlijke locker | Laptop, headset en persoonlijke spullen op één vaste plek, ook als het bureau elke dag anders is. |
| Team of afdeling | Afsluitbare bureaukast of archiefkast | Gedeelde dossiers en materiaal centraal opgeborgen. |
| Open ruimte | Lage kast als ruimteverdeler | Opberging die tegelijk zones afbakent. |
Bekijk onze lockers en bureaukasten en kantoorkasten. Stapt u over naar flexplekken, lees dan ook waarom bedrijven kiezen voor activity based working.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een clean desk en een clear desk policy?
Er is geen verschil. Beide termen worden door elkaar gebruikt: in normen zoals ISO 27001 heet het clear desk, in de praktijk meestal clean desk.
Is een clean desk policy verplicht?
Geen enkele wet legt een clean desk policy letterlijk op. De AVG verplicht wel om persoonsgegevens met passende maatregelen te beschermen, en een clean desk policy is een van de meest gebruikte maatregelen om dat aan te tonen. Voor organisaties met een ISO 27001-certificering hoort ze erbij.
Mag er dan niets persoonlijks op het bureau?
Bij een vaste werkplek kan een foto of plant meestal wel: het gaat om vertrouwelijke informatie en losse spullen. Bij flexplekken blijft het bureau volledig leeg.
Hoeveel lockers hebt u nodig bij flexwerken?
Reken op één locker per medewerker, ook als er minder werkplekken zijn dan medewerkers. De locker is de vaste plek van wie geen vaste werkplek meer heeft.
Advies op maat
Stapt u over naar flexwerken of hebt u te weinig opbergruimte? Dieto bekijkt met u hoeveel lockers en kasten uw team nodig heeft en waar ze het best staan. Vraag een offerte aan of laat uw kantoor doorlichten met een gratis analyse.