Een flexibele werkplek is een werkplek die niet aan een vaste persoon toegewezen is. Medewerkers kiezen per dag de plek die bij hun taak past: een stille plek om te concentreren, een overlegtafel om samen te werken, een belcel voor een gesprek. Dat klinkt eenvoudig, maar het lukt alleen als drie dingen kloppen: de verhouding tussen plekken en mensen, de technologie, en de akoestiek.
Flexibele werkplek versus vaste werkplek
| Vaste werkplek | Flexibele werkplek | |
|---|---|---|
| Toewijzing | Een bureau per medewerker | Plekken worden gedeeld |
| Ruimtegebruik | Bureaus staan leeg bij afwezigheid | Minder vierkante meters per medewerker |
| Persoonlijke spullen | In en op het bureau | In een locker |
| Instellingen | Eenmalig ingesteld | Moeten elke dag snel herstelbaar zijn |
| Grootste risico | Onderbenutting | Geen plek vinden, of te veel rumoer |
Technologie voor flexibele werkplekken
Zonder de juiste techniek wordt een flexplek een plek waar niemand wil zitten. Dit is wat er minimaal moet kloppen:
Eenvoudig aansluiten: een enkele kabel die stroom, beeld en netwerk tegelijk doorgeeft. Moet iemand drie kabels zoeken, dan gaat hij ergens anders zitten.
Stroom binnen handbereik: een inbouwcontactdoos of opbouwmodule op elk werkblad, met USB-lading. Verlengkabels over de vloer zijn een teken dat de inrichting niet klopt.
Plekreservering: een systeem waarin medewerkers zien welke plekken vrij zijn. Zonder dat ontstaat de gewoonte om toch elke dag dezelfde plek te claimen, en dan hebt u geen flexkantoor maar een onhandig vast kantoor.
Snel herstelbare instellingen: een zit-sta bureau met memoryfunctie laat iedereen met een druk op de knop zijn eigen hoogte terugzetten. Zonder memory blijft het bureau in de stand van de vorige gebruiker staan.
Videobellen zonder overlast: een belcel of office pod vangt de gesprekken op die anders de hele zone storen.
Hoeveel werkplekken hebt u nodig?
De kernvraag bij elk flexkantoor. Te weinig plekken en mensen vinden geen zitplaats; te veel en u betaalt voor lege vierkante meters.
Reken met uw werkelijke bezetting, niet met het aantal medewerkers. Tel hoeveel mensen er op een gemiddelde dinsdag aanwezig zijn, niet hoeveel er op de loonlijst staan.
Houd rekening met piekdagen. In veel bedrijven zijn dinsdag en donderdag druk en vrijdag rustig. Plan op de piek, niet op het gemiddelde.
Voorzie naast bureaus ook andere plektypes: overlegplekken, stilteplekken en belcellen. Een flexkantoor dat alleen uit bureaus bestaat, mist het hele punt.
Hoeveel vierkante meter dat wordt, rekent u door met onze m²-calculator.
Waar het in de praktijk misgaat
Geen lockers. Zonder plek voor persoonlijke spullen leggen mensen hun spullen op een bureau en claimen ze het alsnog. Lockers zijn geen detail, ze zijn de voorwaarde.
Akoestiek vergeten. In een open flexkantoor zitten mensen dichter op elkaar en wisselen ze vaker van plek. Zonder akoestische maatregelen wordt het te rumoerig om geconcentreerd te werken.
Alles hetzelfde maken. Als elke plek identiek is, is er niets te kiezen. Het nut van flexwerken zit juist in de keuze tussen plekken met een verschillend karakter.
Ergonomie laten vallen. Een gedeelde plek moet door iedereen van 1,55 m tot 1,95 m ingesteld kunnen worden. Welk hoogtebereik dat vraagt, staat in onze tabel met bureauhoogtes per lichaamslengte.
Meubilair dat flexwerken mogelijk maakt
Zit-sta bureaus met memoryfunctie — zodat iedere gebruiker zijn eigen hoogte in een knop terugzet.
Lockers — persoonlijke opberging vlak bij de werkzone.
Akoestische panelen en scheidingswanden — om zones van elkaar af te schermen zonder muren te bouwen.
Belcellen en focusruimtes — voor gesprekken en geconcentreerd werk.
Verrijdbare tafels en soft seating — om zones snel om te bouwen als het werk verandert.
Veelgestelde vragen over flexibele werkplekken
Wat is een flexibele werkplek?
Een werkplek die niet aan een vaste medewerker is toegewezen. Iedereen kiest per dag de plek die bij het werk van dat moment past. De persoonlijke spullen gaan in een locker in plaats van in een bureaulade.
Hoeveel werkplekken per medewerker bij flexwerken?
Dat hangt af van uw werkelijke bezetting, niet van het personeelsbestand. Meet hoeveel mensen er op een drukke dag aanwezig zijn en plan daarop, met marge voor piekdagen.
Werkt een flexibele werkplek voor elk bedrijf?
Nee. Bij teams die de hele dag op dezelfde plek hetzelfde werk doen, levert flexwerken weinig op. Het werkt het best waar mensen afwisselen tussen overleg, concentratie en thuiswerk.
Wat kost een flexkantoor?
Minder vierkante meters, maar meer investering per plek in techniek, akoestiek en opberging. Reken uw budget door met de calculator voor kantoorinrichting.
Een flexkantoor laten inrichten
Dieto begeleidt het volledige traject: van de telling van uw werkelijke bezetting tot de plaatsing van het meubilair. Bekijk onze aanpak voor kantoorinrichting of vraag vrijblijvend een offerte aan.