Voldoet jouw kantoor aan de Europese normeringen?

Kantoormeubels en werkplekken moeten in Europa aan strikte normeringen voldoen. Van de hoogteverstelling van je bureaustoel tot de lichtsterkte op je werkblad — voor bijna elk aspect van je kantoorinrichting bestaan Europese en Belgische normen die vastleggen wat minimaal vereist is voor een veilige en gezonde werkplek.

Toch weten de meeste bedrijven niet of hun kantoor aan die normeringen voldoet. Begrijpelijk, want de normen zijn technisch, verspreid over verschillende documenten en niet altijd even toegankelijk. Met de normering checker hierboven toets je in twintig gerichte vragen of jouw kantoor voldoet aan de belangrijkste normen voor bureaustoelen, bureaus, verlichting, akoestiek en veiligheid. Direct resultaat per categorie, inclusief concrete verbeterpunten.

Maar wat houden die normeringen precies in? En waarom zou je er als bedrijf wakker van moeten liggen?

Waarom normeringen voor kantoorinrichting belangrijk zijn

Normeringen zijn geen bureaucratische formaliteiten. Ze zijn ontwikkeld op basis van jarenlang onderzoek naar gezondheid, veiligheid en ergonomie op de werkplek. Ze beschermen je medewerkers tegen fysieke klachten, je bedrijf tegen aansprakelijkheid en je investering tegen slechte kwaliteit.

Gezondheid van je medewerkers. Een bureaustoel die niet voldoet aan EN 1335 biedt onvoldoende ondersteuning voor langdurig zitwerk. Een werkplek met minder dan 500 lux verlichting belast de ogen bovenmatig. Normeringen stellen de ondergrens vast voor wat ergonomisch en medisch verantwoord is. Meubels die eraan voldoen, verlagen het risico op klachten aanzienlijk.

Juridische bescherming. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. De welzijnswet en de codex over het welzijn op het werk verwijzen naar Europese normen als referentiekader. Voldoet je kantoor niet aan die normen en ontwikkelt een medewerker klachten? Dan kun je aansprakelijk worden gesteld. Normeringen zijn dus niet alleen richtlijnen, ze zijn je juridische rugdekking.

Kwaliteitswaarborg. Normeringen stellen eisen aan materialen, constructie en duurzaamheid. Een bureaustoel die voldoet aan EN 1335 is getest op slijtage, stabiliteit en veiligheid. Dat betekent dat je investeert in meubilair dat niet na twee jaar doorbuigt of kapotgaat. Op de lange termijn bespaar je daarmee op vervanging en reparatie.

Overheidsopdrachten en aanbestedingen. Voor bedrijven die overheidsgebouwen inrichten of meedoen aan aanbestedingen zijn normeringen vaak een harde eis. Zonder de juiste certificeringen kom je niet in aanmerking. Maar ook steeds meer private bedrijven eisen normeringscompliance van hun leveranciers.

De vijf categorieën: welke normen gelden voor jouw kantoor?

De normering checker toetst je kantoor op vijf categorieën. Hieronder leggen we per categorie uit welke normen gelden en wat ze in de praktijk betekenen.

1. Bureaustoelen — EN 1335

EN 1335 is dé Europese norm voor kantoordraaitstoelen. De norm is opgedeeld in drie delen: afmetingen (deel 1), veiligheidseisen (deel 2) en beproevingsmethoden (deel 3). Voor het dagelijks gebruik zijn vooral de dimensie-eisen relevant.

De norm stelt onder andere dat de zithoogte verstelbaar moet zijn met een traject van minimaal 12 centimeter, doorgaans tussen 40 en 51 centimeter. Armsteunen moeten minimaal 20 centimeter lang en 4 centimeter breed zijn, verstelbaar in hoogte tussen 20 en 25 centimeter boven de zitting. De zitdiepte moet een versteltraject hebben van minimaal 5 centimeter om te passen bij zowel langere als kortere gebruikers. En de rugleuning moet minimaal 22 centimeter hoog zijn met adequate lumbaalondersteuning.

Waarom dit ertoe doet: een stoel die niet aan EN 1335 voldoet, biedt onvoldoende aanpasbaarheid. Medewerkers met verschillende lichaamslengtes kunnen de stoel niet optimaal instellen, wat leidt tot een slechte zithouding en uiteindelijk tot rug-, nek- en schouderklachten.

2. Bureaus en tafels — EN 527

EN 527 stelt eisen aan kantoorwerktafels. Verstelbare bureaus moeten een hoogtebereik hebben van 65 tot 85 centimeter. Bij zit-sta bureaus loopt dat bereik op tot 65 tot 130 centimeter. Het werkblad mag aan de voorzijde maximaal 5 centimeter dik zijn — dikker belemmert de beenruimte en maakt een ergonomische zithouding onmogelijk.

De norm stelt ook eisen aan de vrije ruimte rondom de werkplek. Achter elke werkplek moet minimaal 1 meter vrije ruimte zijn voor veilig bewegen en passeren, bij voorkeur 1,2 meter. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk worden werkplekken vaak te dicht op elkaar geplaatst om vierkante meters te besparen — ten koste van comfort en veiligheid.

Zit-sta bureaus worden door de norm niet verplicht gesteld, maar worden sterk aanbevolen. Afwisselen tussen zitten en staan vermindert het risico op rugklachten, bevordert de bloedcirculatie en houdt medewerkers alerter. Elektrisch verstelbare bureaus zijn het meest gebruiksvriendelijk en worden het vaakst gekozen bij professionele kantoorinrichtingen.

3. Verlichting — EN 12464-1

Slechte verlichting is een van de meest onderschatte problemen op kantoor. EN 12464-1 is de Europese norm voor verlichting van werkplekken in gebouwen en stelt duidelijke minimumeisen.

Op het werkblad is minimaal 500 lux vereist. In de directe omgeving, tot zo'n 50 centimeter rond de werkplek, mag dat zakken naar 300 lux. De verblinding moet beperkt blijven: de UGR-waarde (Unified Glare Rating) mag op kantoorwerkplekken maximaal 19 zijn. En de kleurweergave van verlichting moet een Ra-waarde van minimaal 80 hebben, zodat kleuren er natuurlijk uitzien.

Daglicht speelt een cruciale rol. Werkplekken mogen niet meer dan 6 meter van een raam verwijderd zijn. Daglicht beïnvloedt je bioritme, concentratie en stemming — kunstlicht alleen kan dat niet compenseren. Bij de indeling van je kantoor is de positie ten opzichte van ramen daarom een van de eerste beslissingen die je neemt.

In de praktijk zie je vaak dat kantoren wel de juiste lampen hebben, maar dat ze verkeerd geplaatst zijn. Directe schittering op beeldschermen, onvoldoende licht op het werkblad door te hoge plafondhoogte, of een combinatie van tl-verlichting en daglicht die voor een oncomfortabele lichtmix zorgt. Een professionele lichtberekening voorkomt dit soort problemen.

4. Akoestiek — ISO 3382 / NBN S01

Geluid op kantoor is een van de grootste bronnen van onproductiviteit. Een gemiddeld open kantoor produceert 60 tot 65 decibel aan achtergrondgeluid. Voor geconcentreerd werk is maximaal 35 tot 40 decibel wenselijk. Dat verschil is enorm en heeft directe impact op concentratie, foutpercentages en werkplezier.

ISO 3382 en de Belgische norm NBN S01 stellen eisen aan de akoestische kwaliteit van werkruimtes. Nagalmtijd, geluidsisolatie tussen ruimtes en achtergrondgeluidsniveau zijn de drie belangrijkste parameters.

Akoestische maatregelen werken op drie niveaus. Absorptie vermindert de weerkaatsing van geluid, denk aan akoestische plafondpanelen, wandpanelen en tapijt. Isolatie voorkomt dat geluid van de ene ruimte naar de andere lekt, essentieel voor vergaderzalen. En afscherming creëert stille zones binnen een open ruimte, via akoestische scheidingswanden of phonebooths.

Veel bedrijven investeren pas in akoestiek nadat klachten ontstaan. Dat is duurder en minder effectief dan akoestiek direct meenemen bij de inrichting. Een akoestisch advies vooraf — als onderdeel van het totale inrichtingsplan — is altijd de betere keuze.

5. Veiligheid en duurzaamheid — EN 1021 / FSC / REACH

De laatste categorie combineert brandveiligheid, duurzaamheid en chemische veiligheid.

EN 1021 test de brandwerendheid van bekledingsmaterialen. Deel 1 test de weerstand tegen smeulende sigaretten, deel 2 tegen een open vlam. In openbare gebouwen en kantoren met meer dan 50 personen is brandwerende bekleding verplicht. Maar ook in kleinere kantoren is het een verstandige keuze die je verzekeringsvoorwaarden kan beïnvloeden.

Vrije doorgang is een ander veiligheidsaspect. Brandveiligheidsregels vereisen minimaal 80 centimeter vrije doorloop op vluchtwegen. Bij ruimtes met meer dan 50 personen is dat 1,10 meter. In de praktijk worden gangen en doorlopen regelmatig geblokkeerd door kasten, planten of extra meubilair — een risico dat eenvoudig te vermijden is.

Op het gebied van duurzaamheid is FSC-certificering de bekendste norm voor houtproducten. FSC garandeert dat hout afkomstig is uit verantwoord beheerde bossen. Steeds meer opdrachtgevers — zowel overheid als privaat — eisen FSC-certificering bij aanbestedingen. De Europese REACH-verordening beperkt daarnaast het gebruik van schadelijke chemische stoffen in producten, inclusief kantoormeubels. Meubels die aan REACH voldoen, zijn vrij van de meest schadelijke stoffen en veilig voor dagelijks langdurig gebruik.

Wat als je kantoor niet voldoet?

Een score onder de 75 procent in de normering checker betekent dat er aandachtspunten zijn. Dat hoeft geen reden tot paniek te zijn — de meeste kantoren scoren niet perfect op alle categorieën. Maar het is wél een signaal om actie te ondernemen.

De eerste stap is prioriteren. Niet alle tekortkomingen zijn even urgent. Een bureaustoel zonder verstelbare armsteunen is vervelend maar niet gevaarlijk. Een ontbrekende vrije doorgang op een vluchtweg is dat wel. Begin met veiligheid, dan ergonomie, dan comfort.

De tweede stap is inventariseren. Welke meubels moeten vervangen worden? Welke aanpassingen zijn nodig aan verlichting of akoestiek? Wat kun je oplossen met kleine ingrepen en waar is een grotere investering nodig?

De derde stap is advies inwinnen. Normeringen zijn complex en de vertaling naar concrete productkeuzes en aanpassingen vraagt om vakkennis. Een merkonafhankelijk adviseur kan je helpen om de juiste producten te kiezen die aan alle relevante normen voldoen — zonder dat je zelf specialist hoeft te worden in Europese regelgeving.

Veelgestelde vragen over normeringen voor kantoorinrichting

Zijn normeringen wettelijk verplicht in België? De normeringen zelf (zoals EN 1335 of EN 527) zijn technische standaarden en niet rechtstreeks afdwingbaar als wet. Maar de Belgische welzijnswetgeving verwijst naar deze normen als referentiekader voor een veilige en gezonde werkplek. In de praktijk betekent dit dat je als werkgever moeilijk kunt aantonen dat je aan je zorgplicht voldoet als je meubilair niet aan de geldende normen voldoet. Bij overheidsopdrachten en aanbestedingen zijn specifieke normeringen vaak wél een harde eis.

Hoe weet ik of mijn huidige meubilair aan de normen voldoet? Controleer de productdocumentatie van je meubilair. Fabrikanten die aan Europese normen voldoen, vermelden dit doorgaans op het product, in de handleiding of op hun website. Zoek naar verwijzingen naar EN 1335 (stoelen), EN 527 (bureaus) of vergelijkbare normnummers. Kun je het niet vinden? Vraag het na bij je leverancier. Als die het niet kan bevestigen, is dat een waarschuwingssignaal.

Wat kost het om mijn kantoor normeringsconform te maken? Dat varieert sterk. Soms zijn kleine aanpassingen voldoende: bureaustoelen correct instellen, verlichting toevoegen of akoestische panelen plaatsen. In andere gevallen moeten stoelen of bureaus vervangen worden. Een professionele bureaustoel die aan EN 1335 voldoet, kost vanaf 400 euro. Een zit-sta bureau conform EN 527 vanaf 600 euro. Het totaalplaatje hangt af van de huidige staat van je kantoor en het aantal werkplekken.

Gelden er speciale normen voor thuiswerkplekken? De welzijnswetgeving is ook van toepassing op structurele thuiswerkplekken. In de praktijk betekent dit dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor de ergonomische kwaliteit van de thuiswerkplek. Dezelfde normen voor beeldschermwerk gelden: een verstelbare stoel, beeldscherm op ooghoogte en voldoende verlichting. Veel bedrijven voorzien een thuiswerkbudget of stellen kantoormeubelen ter beschikking.

Hoe vaak moet ik de normeringsstatus van mijn kantoor controleren? Er is geen wettelijke frequentie vastgelegd, maar een goede praktijk is om minimaal elke drie jaar een evaluatie te doen, of eerder wanneer er wijzigingen plaatsvinden: verhuizing, uitbreiding, herinrichting of als medewerkers klachten melden. Normeringen worden ook periodiek herzien door Europese normcommissies, dus wat vijf jaar geleden voldeed, kan inmiddels achterhaald zijn.

Hoe Dieto je helpt met normeringscompliance

Bij Dieto is normeringscompliance geen optionele extra maar een standaard onderdeel van elk project. Alle meubels die we adviseren voldoen aan de relevante Europese normen. We controleren certificeringen bij onze leveranciers, adviseren over verlichting en akoestiek conform de geldende normen, en zorgen dat de indeling voldoet aan brandveiligheidsvoorschriften.

Als merkonafhankelijk adviseur kiezen we uit meer dan 50 merken de producten die het beste passen bij jouw situatie — qua normering, ergonomie, stijl én budget. We leveren niet alleen het meubilair, maar ook het advies en de documentatie die je nodig hebt om aan te tonen dat je werkplek aan de normen voldoet.

Check je kantoor en onderneem actie

Benieuwd hoe jouw kantoor scoort op de Europese normeringen? Doe de gratis normering checker hierboven en ontdek per categorie waar de aandachtspunten zitten. Of neem direct contact op voor een vrijblijvende werkplekanalyse waarin we de normeringsstatus van je kantoor in kaart brengen.