Executive Summary ;-)
Je kantoor werkt misschien niet zo goed als het zou moeten. Ruimtes voelen chaotisch aan. Medewerkers hebben moeite met concentratie. Sommige vergaderruimtes zijn voortdurend volboekt, terwijl andere leegstaan. De ergonomische inrichting is niet consistent. Ziekteverzuim neemt toe.
Onderzoek(*) laat zien dat dit geen uitzonderlijke situatie is:
Ongeveer 30% van kantoormedewerkers ervaart ongemak op hun werkplek vanwege ergonomie, te hoge geluidniveaus of werkplekken die niet zijn aangepast aan de noden van het bedrijf.
Suboptimaal werkplekontwerp is geassocieerd met productiviteitsverlies van 25-30%
Bedrijven die hun werkplek strategisch optimaliseren rapporteren verbeteringen in ruimtebenutting van 40-50% en productiviteitsstijgingen van 20-30%
De oplossing bestaat uit vijf stappen die kunnen worden geïmplementeerd over een periode van zes maanden. Op basis van onze ervaring kunnen deze aanpassingen leiden tot aanzienlijke kostenbesparing en verbeterde medewerkerstevredenheid. Lees je even mee?
Stap 1: Space Audit (Wat Wordt Werkelijk Gebruikt?)
Het Probleem
Veel kantoormanagers hebben geen duidelijk beeld van hoe hun ruimte werkelijk wordt gebruikt. Er is vaak een verschil tussen de aangenomen bezetting en het werkelijke gebruik.
Wat Te Doen
Begin met het verzamelen van basisgegevens over je kantoor:
Bureaubezetting: Welk percentage van werkplekken is daadwerkelijk bezet op piekuren? (Onderzoek suggereert dit ligt vaak tussen 40-60%)
Vergaderruimtegebruik: Welke ruimtes worden veel gebruikt en welke blijven leeg?
Probleemgebieden: Waar zijn geluidsniveaus hoog? Waar zijn ergonomische problemen merkbaar?
Medewerkersfeedback: Vraag je team waar zij moeite hebben met concentratie.
Hoe Dit Werkt
Er zijn verschillende manieren om deze informatie te verzamelen. Sensoren zoals de IotSpot (c) kunnen worden geplaatst (eenmalige investering van enkele duizenden euro's), of je kunt kiezen voor observatie en enquêtes onder je team over een periode van twee tot drie weken.
voorbeeld van Iotspot sensor ingewerkt in electrificatiemodule
Hieronder vind je een eerste aanzet van een werkplek audit, vrij te gebruiken en natuurlijk aan te vullen naar eigen wens.
voorbeeld-enquête voor een werkplek audit
Output
Het resultaat is een duidelijk beeld van het werkelijke ruimtegebruik versus aangenomen gebruik. Dit kan aanwijzingen opleveren zoals:
Aanzienlijk aantal werkplekken dat regulier ongebruikt blijft
Ongelijke bezetting van vergaderruimtes
Bepaalde zones waar concentratie lastig is
Inconsistentie in ergonomische inrichting
Dit inzicht vormt de basis voor de vervolgstappen.
Stap 2: Zone-indeling (Creëer Ruimtes Voor Hoe Werk Werkelijk Gebeurt)
Het Probleem
In veel kantoren is alles ingericht op dezelfde manier. Dit werkt niet goed, omdat niet al het werk dezelfde soort omgeving vereist. Concentratiewerk en samenwerking hebben verschillende eisen.
De Oplossing
Het creëren van verschillende zones, elk geoptimaliseerd voor een specifieke werkstijl:
| Zone | Functie | Kenmerken | Omvang |
|---|---|---|---|
| Concentratiewerk | Individueel focuswerk | Relatief stil, minimale verstoringen | Ongeveer 20% van werkplekken |
| Samenwerking | Groepswerk, brainstormsessies | Open indeling, whiteboards, flexmeubilair | Ongeveer 20% van werkplekken |
| Ongedwongen | Pauzes, informele gesprekken | Comfortabele zithoeken, keukenvoorzieningen | Ongeveer 10% van werkplekken |
| Flexibel | Ad-hoc werk, gasten | Geschikt voor laptopwerk, modulair ingericht | Ongeveer 40% van werkplekken |
| Opslag en Administratie | Back-office, materialen | Functionaliteit boven comfort | Resterende ruimte |
Implementatie
Dit begint met het ontwerpen van een nieuwe indeling op papier. Een veelgebruikte benadering is om met een proefzone te starten (bijvoorbeeld één afdeling) om ervaring op te doen. Na enkele weken kun je evalueren wat werkt en wat niet.
Wat Dit Kan Opleveren
Als de audit en implementatie goede resultaten leveren, kunnen bedrijven aanzienlijke verbeteringen zien in hoe ruimte wordt benut en hoe medewerkers zich in hun werkomgeving voelen. Het kan ook duidelijk worden dat bepaalde ruimtes anders kunnen worden gebruikt of dat bepaalde werkplekken kunnen worden vrijgemaakt voor andere doeleinden.
Stap 3: Ergonomie Standaardisatie (Zorg Dat Iedereen Comfortabel Zit)
Het Probleem
Veel kantoren hebben geen consistente ergonomische norm. Bureaus hebben verschillende hoogtes, stoelen zijn van uiteenlopende kwaliteit, verlichting is niet uniform. Dit leidt tot gezondheidsproblemen.
Divers onderzoek wijst uit dat slechte ergonomie geassocieerd is met verhoogd ziekteverzuim, schattingen lopen uiteen van 20% tot meer dan 30%.
De Oplossing
Het vaststellen van basisstandaarden voor alle werkplekken:
Bureaus die in hoogte verstelbaar zijn (in plaats van vaste hoogte)
Stoelen met ondersteunende rugsteun
Schermstandaarden om beeldschermen op ooghoogte te positioneren
Consistente verlichting
Ergonomische toetsenborden en muizen
Investering en Rendement
Dit soort investeringen verschilt sterk per bedrijf en is o.a. afhankelijk van teamgroottes- en -stabiliteit en huidige inrichting. Veel bedrijven zien echter terugverdientijden tussen 12 tot 24 maanden op basis van lager ziekteverzuim en verbeterde productiviteit, al blijft deze laatste soms moeilijk te objectiveren.
Stap 4: Ruimteplanning Optimalisatie (Betere Bezetting)
Het Probleem
In veel kantoren staat 40-60% van de ruimte virtueelongebruikt, terwijl volledige huur of afbetaling van het pand wordt betaald. hou maar eens bij hoe vaak een vergaderruimte leeg is.
De Oplossing
Dit kan worden aangepakt via verschillende routes, waarvan we er hier een aantal aanhalen:
Hybride Werkbeleid
Een duidelijk beleid vaststellen over wanneer medewerkers in het kantoor moeten zijn (bijvoorbeeld maandag tot woensdag) en wanneer thuiswerk mogelijk is. Dit kan de bezetting naar een realistisch en efficiënt niveau brengen.
Werkplekdeling
In bepaalde zones (vooral voor flexibel werk) kunnen werkplekken worden gedeeld. Dit verhoogt de bezetting zonder kwaliteit in te boeten.
Vergaderruimte-efficiëntie
Betere planning, duidelijkere richtlijnen voor ruimtegrootte, en eventueel automatische vrijgave van ongebruikte reserveringen kunnen overboeking van vergaderruimtes verminderen.
Mogelijke Uitkomsten
Bedrijven die dit soort maatregelen implementeren, rapporteren vaak ruimtebenutting-verbeteringen van 30% tot 40%, wat zich kan vertalen in lagere vastgoedkosten.
Stap 5: Monitor & Stuur bij
Het Probleem
Veel verbeteringsprojecten verliezen momentum na de implementatie. Zonder meting en monitoring vervallen zaken langzaam naar hun vorige staat.
De Oplossing
Selecteer enkele eenvoudige KPI's om regelmatig op te volgen:
Werkplekbezetting
Medewerkerstevredenheid met de werkplek (via eenvoudige enquêtes)
Ziekteverzuim
Feedback op specifieke problemen
Proces
Maandelijks kunnen deze gegevens worden beoordeeld. Als bepaalde doelen niet worden behaald, kunnen kleine aanpassingen worden gedaan. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn, het succes zit'm vaak in een klein hoekje..
Voordeel
Dit zorgt ervoor dat verbeteringen standhouden en dat je voelbare vooruitgang kunt demonstreren aan je team en aan het management.
Financieel Perspectief: Investering en Rendement
Veel van deze maatregelen vereisen investeringen. Het is nuttig om ruwweg een kosten-baten schatting te maken.
Investeringen
Afhankelijk van bedrijfsgrootte en huidige staat kunnen investeringen variëren, afhankelijk van de noden:
Werkplekoptimalisatie en herinrichting
Ergonomische verbeteringen
Controle- en analysegereedschappen
Advies- en projectmanagement
Voordelen
Op basis van onderzoek kunnen voordelen voortkomen uit:
Lager ziekteverzuim
Verbeterde productiviteit
Efficiëntere ruimtebenutting (mogelijk lagere vastgoedkosten)
Verbeterde personeelsretentie
Voor veel bedrijven kan de combinatie van deze factoren betekenen dat investeringen worden terugverdiend over een periode van 12 tot 24 maanden, afhankelijk van schaal en situatie.
Implementatietijdlijn
Een realistische aanpak zou er als volgt kunnen uitzien:
Maanden 1-2: Audit en Analyse
Verzamel gegevens over huidge ruimtegebruik. Definieer problemen en mogelijkheden.
Maanden 2-3: Ontwerp en Planning
Werk ontwerp voor zones uit. Plan ergonomische verbeteringen. Stel prioriteiten.
Maanden 3-4: Proefimplementatie
Test zoneindeling in één deel van je kantoor. Verzamel feedback.
Maanden 4-6: Volledige Implementatie
Rol implementatie uit naar rest van ruimte. Voer ergonomische aanpassingen door.
Maand 6 en daarna: Controle en Optimalisatie
Begin met regelmatig meten van sleutelgegevens. Maak kleine aanpassingen op basis van feedback.
Hoe Dieto Kan Helpen
Dieto specialiseert zich in werkplekoptimalisatie. Ons team kan u helpen met:
Werkplekaudit: Begrijpen van uw huidge situatie
Zoneontwerp: Creatie van een aangepaste indeling
Ergonomische beoordeling: Evaluatie van huidge inrichting en aanbevelingen
Meubelvoorziening: Selectie en levering van werkplekmeubels
Voortdurende optimalisatie: Controle en verfijning
(*) Onderzoek Palmberg kantoormeubelen, W-Eur, 2023