Veel advocaten- en notariskantoren waarmee wij spreken, kampen vaak met dezelfde problemen: collega's die kampen met rug- en nekklachten, gebrek aan stilte-werkplekken, verouderd meubilair en onvoldoende plaatsen om vlot met elke klant een confidentieel gesprek te kunnen voeren. Maar hoe ernstig is dit werkelijk, en waar liggen de echte oorzaken?
Om antwoorden te krijgen, hebben we onlangs een gericht onderzoek uitgevoerd naar de werkplekbehoeften van juridische professionals in Vlaanderen. We deden onderzoek naar advocaten, notarissen, dossierbehandelaars en administratieve medewerkers over hun dagelijkse werkervaring, lichamelijke klachten, concentratieproblemen en zorgen over vertrouwelijkheid.
De resultaten zijn duidelijk en ze wijzen op een paar essentiële uitdagingen die veel kantoren nog niet volledig hebben aangepakt..
Onderzoeksresultaten: vier kernbevindingen
Bevinding 1: Ergonomie is onmisbaar bij langdurig zittend werk.
De feiten:
73% zit meer dan 50 uur per week achter een bureau
58% ervaart regelmatig of chronisch rug- of nekklachten
42% geeft aan dat deze klachten hun concentratie en efficiëntie rechtstreeks beïnvloeden
Wat we verder ontdekten:
De meeste kantoren hebben wel degelijk ergonomische stoelen aangeschaft, maar de installatie en instelling gebeurt vaak niet goed. Werknemers krijgen geen handleiding, bureaus worden niet op hoogte afgesteld, en schermen staan niet op juiste afstand. Resultaat: de investering brengt niet het beoogde effect.
Kantoren die wél zorgvuldig werkplekken inrichten dmv professionele hulp (juiste stoelhoogte, bureauhoogte, schermafstand, voetsteun waar nodig), rapporteren aanzienlijk minder klachten en merken dat medewerkers langer geconcentreerd kunnen werken.
Bevinding 2: Akoestiek bepaalt vertrouwelijkheid én productiviteit
De feiten:
64% ervaart het huidige geluidsgehalte als "storend" tot "zeer storend"
71% maakt zich zorgen dat cliëntgesprekken niet volledig privé zijn
52% geeft aan dat geluidsverstoringen hun concentratie op inhoudelijk werk breken
Wat we verder ontdekten:
Dit was misschien wel het meest verassende aspect van ons onderzoek. Advocaten en notarissen gaven toe dat zij:
Soms bewust wachten totdat kantoor "rustiger" is voordat zij gevoelige gesprekken voeren
ondervinden dat cliënten voorzichtiger spreken omdat zij niet zeker weten wie kan meeluisteren
Zich schuldig voelen dat zij hun cliënten "niet optimaal kunnen beschermen" in termen van privacy
Voor juridische professionals is dit meer dan ongemak, het raakt hun beroepsethiek. Een kantoor waar je jezelf niet volledig kunt concentreren en waar geheimhouding niet gegarandeerd is, kan aanvoelen als een falen tegen de basisbehoeften van het werk.
Bevinding 3: Het kantoorbeeld beïnvloedt de perceptie van cliënten vanaf het eerste bezoek
De feiten:
Bezoekers vormen een eerste indruk in de eerste 30 seconden na binnenkomst
68% van respondenten geeft aan dat kantoorinrichting en netheid van invloed zijn op hoe professionals worden waargenomen
Verouderd meubilair of rommelige ruimtes leiden tot lagere waardering van professionele competentie
Wat we verder ontdekten:
We spraken met een tiental cliënten die kantoren bezochten (niet als onderdeel van ons officiële onderzoek, maar in informele gesprekken). Vrijwel iedereen noemde:
Een goede eerste indruk in inkom/wachtruimte (geur, ordelijkheid, sfeer) als bevestiging dat zij goed zouden worden bediend
Verouderd of vervallen meubilair als (onbedoeld) signaal van budgetbeperkingen
Ruimtes die functioneel goed zijn ingericht, getuigen van professionaliteit
Dit beperkt zich niet tot kantoren waar grote klanten binnenkomen. Ook kleinere zaken en eenmalige consulten tellen mee: het kantoorimage bepaalt hoe waarschijnlijk het is dat iemand terugkomt of aanbevelingen geeft.
Bevinding 4: Kleine aanpassingen maken vaak het grootste verschil
De feiten:
Van alle respondenten die aanpassingen hebben doorgevoerd (kleine of grote), gaf 82% aan verbetering waar te nemen:
Fysiek: minder rug-/nekklachten, minder vermoeidheid dankzij beter zitmeubilair
Mentaal: betere concentratie, minder afleidingen
Professioneel: meer vertrouwen in privacy, beter cliëntimage
Wat we verder ontdekten:
Dit was een cruciaal inzicht: je hoeft niet het hele kantoor in één klap te renoveren. Kantoren die gericht hebben ingegrepen (bijvoorbeeld: zit-sta bureaus op sleutelposities, akoestische panelen in vergaderruimtes, vervanging van stoelen), zagen al aanzienlijke verbeteringen binnen 2–3 maanden.
Een notariskantoor startte bijvoorbeeld met het plaatsen van akoestische panelen (mét verwijzing van de bedrijfskleuren) in hun twee vergaderruimtes. Resultaat: cliënten voelden zich aanzienlijk comfortabeler, en interne concentratie verbeterde. Kostprijs: circa €3.000. Effect: opmerkelijk groot.
Onderzoeksuitkomsten: drie pijlers voor verbetering
Uit onze bevindingen destilleerden we drie duidelijke verbeteringspijlers.
Pijler 1: Ergonomische werkplekken
Dit gaat verder dan "een goede stoel kopen". Het omvat:
Zit-sta bureaus op strategische plekken (voor wie veel dossiers bewerkt)
Professionele stoelinstelling op basis van lichaamsmaten en werkstijl (niet standaard)
Juiste bureauhoogtes zodat schermen op ooghoogte staan en toetsenborden op de juiste positie
Kantoren die dit structureel aanpakken, merken het snelst effect.
Pijler 2: Akoestische isolatie en privacy
enkele voorbeelden:
Akoestische panelen in vergaderruimtes en spreekuren (waar vertrouwelijkheid cruciaal is)
Betere deurafsluitingen dmv een valdorpel in de deur zodat geluid niet lekt tussen kantoren
Eventueel akoestische scheidingen in open landschappen
Cultuurverandering: bewustzijn dat geluid en privacy samenhangen met kwaliteit. Gebruik hierbij voorbeeld de 1-minuut regel: Duurt een gesprek onder 2 collega's langer dan een minuut, ga dan even naar een parte ruimte zodat je de collega's in stilte kunnen verder werken.
Het doel: cliëntgesprekken voelen volledig privé, en medewerkers kunnen concentreren zonder constant verstoord te worden.
Pijler 3: Kantoorimago en inrichting
Dit is grotendeels een kwestie van prioriteit en fasering:
Inkom en wachtruimte: maak deze modern, verzorgd en rustig (eerste indruk telt)
Vergaderruimtes: zorg voor degelijk meubilair en professionele uitstraling
Werkplekken: functioneel en gezond, niet per sé luxueus maar wel zorgvuldig uitgedacht en gekozen.
Kantoren die hier gefaseerd aan werken, merken dat cliënten dit onderscheid maken.
Tot slot
De bevindingen van ons onderzoek zijn geruststellend in één opzicht: de problemen die advocaten- en notariskantoren ervaren, zijn geen individuele keuzes, maar structurele thema's. Datzelfde maakt het oplosbaar. Kleine, gerichte ingrijpen helpen aanzienlijk.
Veel kantoren staan op hetzelfde kruispunt. Hoe mooi zou het zijn als de volgende keer dat een advocaat of notaris achter zijn bureau zit, of dat een cliënt binnenkomt, het kantoor een sterkte voelt in plaats van een beperking?
Dat is het doel van ons onderzoek en ons overzicht.